På konferens med SKTF

Nytta förenat med god mat på trevligt ställe. Så upplevs i bästa fall konferensen. Vad deltagarna inte ser är arbetet som ligger bakom – och samspelet mellan inblandade parter. Vi följde med när SKTF höll konferens på Konferenscentrum i Alvesta.

Klockan är nio en höstgrå måndagsmorgon i Alvesta när fem personer kommer gående den korta biten från stationen, som utgör en knutpunkt utmed södra stambanan, upp till ortens konferenscentrum. Här ansluter de sig till resten av deltagarna i SKTF:s konferens ”Verksamhetsdialogdag”, vilka redan intagit sin första stärkande kopp kaffe. Alla är förtroendevalda SKTF-representanter i närområdets styrelser och ska ägna dagen åt att lägga upp en strategi inför nästa verksamhetsår. I konferensrummet väntar Annelie Elgevi, ombudsman på SKTF-centret i Linköping, med sju års erfarenhet som konferenshållare.
- Jag vet inte riktigt hur många som kommer så det blir spännande att se antalet, säger Annelie och menar att anmälningsbeteendet har ändrats de senaste åren. Inbjudan går ut via e-post som lätt försvinner i mängden. Mycket annat hinner komma emellan.
- De flesta som arbetar med konferenser känner nog av den utvecklingen. För oss är förstås anmälningen fortfarande lika viktigt, inte minst vid beställningen hos konferensvärden.

Allt material på rätt plats
Anneli har valt ett mindre konferensrum då hon räknade med ett 20-tal deltagare - den stora lokalen som tar 100 personer i skolsittning hade känts ödslig. När hon kom på morgonen stod materialet, som skickats i förväg med post, och väntade i rätt konferensrum.
- Här fungerar det alltid bra, men jag har faktiskt varit med om att allt material hamnat i ett soprum, säger Annelie som efter många konferenser på hotellet fått en god relation till personalen.
När alla kommit in och satt sig kan Annelie räkna till 18 deltagare. En har valt att komma med ett senare tåg och en är sjuk. Deltagarförteckningen visade också mycket riktigt på 20.
- Måndagar är egentligen ingen bra konferensdag ur den synpunkten. Bortfallet blir ofta större efter helgen och du går miste om återbud dagen före.
Vid presentationen visar det sig att de flesta kommer från landsting och kommun i Smålandsregionen - Gislaved, Jönköping, Växjö och Nybro – meden två personer från Växjö Stift bryter av från mängden.

Bäst med skalat rum
Anneli inleder konferensen med att tala om syftet med SKTF:s arbete – att påverka underifrån genom opinionsbildning och förhandlingar. Idag nöjer hon sig med en vanlig overhead istället för laptopen hon brukar ha med sig.
- Powerpoint finns att beställa på hotellet, liksom trådlöst internet som är ett jättebra hjälpmedel. Det dyker alltid upp saker man kan visa på hemsidan.
Annars uppskattar hon att rummet är ”skalat”, utan onödiga apparater framme. Det räcker med listen på väggen där materialet lätt kan hängas upp.

Beställaren väljer Konferenscentrum
Hittills tycks allt gå som på räls, vilket tyder på att dialogen med beställare och värd har fungerat. Vi tar reda på saken genom att ringa upp SKTF:s konferensbeställare Ted Karlström. Tillsammans med Annelie går han inför varje konferensomgång igenom allt från val av sittning till tekniska behov och material som ska skickas i förväg.
- Jag vet att Anneli föredrar sittning i öar för gruppdiskussionens skull, och det är viktigt att allt sådant är klart när deltagarna kommer. I detta fall valde hon dock grupprum istället, säger Ted Karlström på telefon.
För Ted är genomgången ett led i processen som börjar med bokning av hotell efter konferensbeställning från SKTF:s ombudsmän.
- Vi väljer att förlägga en hel del av våra konferenser till Alvesta då det ligger centralt i Sydsverige med bra tågförbindelser. Alvesta Konferenscentrum ligger dessutom nära stationen och personalen är mycket bra att ha att göra med. Anna Eriksson, som är konferenschef, har jag nästan hunnit bli kompis med. Hon är verkligen rätt person på rätt plats och hittar alltid en lösning om problem uppstår.
- En gång glömde jag ett dokument i färg. Hotellet hade då ingen egen färgskrivare, men personalen gick till kommunhuset och skrev ut där.

Mat ett måste
Efter att anmälningarna inkommit så meddelar Ted deltagarna via mejl en bekräftelse till de anmälda deltagarna och skickar en annan bekräftelse till konferensstället, som bland annat innehåller det viktiga restaurangunderlaget.
– Det kan ju få livsavgörande konsekvenser om avvikande kost för allergiker inte blir rätt, säger Ted som annars överlåter åt restaurangen att välja middagsmeny och en god kaka till kaffet. Om konferensen hålls i mer än en dag diskuterar han lämplig kvällsaktivitet med Anna Eriksson på hotellet. Hyttsill i det närbelägna glasriket brukar vara ett populärt val.

Nu fortsätter konferensen med diskussioner i angränsande grupprum – spiken, skruven och rallaren. Först med deltagarna inom samma verksamhet och under eftermiddagen med blandade grupper. Plötsligt brakar det till i ett av grupprummen. Alla vänder sig om och får se Annelie ta sig in, inte bara genom vikväggen utan också genom en blädderblocksställning som råkar stå i vägen.
- Jag som tänkte smyga in, skrattar Annelie och erkänner att hon gjort en miss som låtit deltagarna få nycklarna till rummen. Hennes roll är att cirkulera mellan grupperna, lyssna och kasta in en brandfackla för att få fart på diskussionen ur nya synvinklar.

Shopping på lunchen
När klockan närmar sig tolv drar sig alla ned till restaurangen där maten – kasslerlådan med purjolök – serveras vid borden. Diskussionen kretsar kring hur viktig den fysiska konferensmiljön är. Ingrid Kronqvist från Växjö kommun tycker att det är lite kall, den varma tröjan har därför åkt på, men annars är allt bra. Annelie menar att bra ljus, ventilation och mat krävs för att alla ska hålla sig alerta.
- Det tar mycket negativ energi om det är för kallt eller kvalmigt, vilket också syns på utvärderingen. Deltagarna hittar många fel, bland annat på ledaren, när den fysiska miljön fått dåligt resultat. Därför lönar det sig inte att snåla vid val av konferenslokal, säger Annelie och avslöjar vad hon ska göra under lunchrasten.
- Det finns en klädbutik runt hörnan som förmodligen lever på konferensgäster.
Det visar sig att alla kvinnliga konferensdeltagare tänkt samma tanke - det är inte första gången de är på konferens i Alvesta. När så konferensen är slut klockan tre och det är dags att åka hem efter den sista koppen kaffe med tillhörande kaka konstaterar några deltagare att detta var en dag lik många andra konferensdagar.
- Det som ger mest är erfarenhetsutbytet, säger Håkan Johansson från Landstinget i Ljungby.

Text och foto: Anette Hohner